مهارة وضع خطة عمل

مهارة وضع خطة عمل ان وضع خطة عمل مهارة لا يكتسبها الكثيرون، حيث ان نسبة النجاح في عمل ما تعتمد بشكل كبير على كيفية التخطيط له، ودراسته ووضع خطة محكمة لكي يسير وفق ضوابط وشروط معينة، ولأن الكثير يجد صعوبة بالغة في إنشاء خطة عمل سوف نتحدث اليوم عن كيفية وضع خطة عمل والخطوات الأساسية التي يجب أن تتبع لوضع خطة عمل ناجحة، كما أننا سوف نوضح لكم بعض الاستراتيجيات الهامة لوضع خطة عمل محكمة.

قد يهمك ايضا: كيفية عمل دراسة جدوى لمشروع صغير

ما المقصود بخطة العمل

• تٌعرف الخطوات والاستراتيجيات التي سيتم العمل على أساسها أثناء مشروع ما بخطة العمل، وهي تشمل جميع الأمور المالية والتسويقية الخاصة بالمشروع .
• تحتوي على توقعات مستقبلية بالنسبة للأرباح، هذا بالإضافة إلى احتمالات متوقعة لنسب الخسارة.
• يمكن وضع خطة عمل لمشروع موجود بالفعل على أرض الواقع بغرض تطويره، وتحسين مستواه أو للمساعدة في أخذ القرار بإيقافه.
• يتم تحديد وتقييم قوة المنافسين، ونقاط القوة والضعف التي يجب التركيز عليها لضمان نجاح المشروع.

تعرف على: دراسة جدوى تربية الارانب

مميزات وضع خطة عمل

خطة العمل لا يمكن الاستغناء عنها عند الشروع في بدء مشروع أو تطويره وهذا يرجع إلى مميزاتها الكثيرة التي نقوم بذكرها

• من خلالها يتم التنبؤ بالعقبات والمشاكل التي قد تواجه المشروع مستقبلاَ، وتساعد على وضع حلول لهذه المشكلات.
• يتم وضع أهداف في خطة العمل تساهم بشكل كبير في تشجيع الموظفين على تحقيقها، وتطمئن صاحب المشروع على تطور مشروعه وحسن سير العمل.
• ترتيب الأولويات هو من أهم العناصر التي يتم الحرص عليها عند وضع خطة العمل بالنسبة لصاحب المشروع.
• تتنبأ خطة العمل بالأوقات الصحيحة لطرح منتج جديد، وتدرس السعر المناسب لطرحه في الأسواق.
• ومن أهم ما يميز خطة العمل هو أنها تقوم بتوكيل عمل محدد لكل شخص، ويكون ملزم بأدائه في وقت محدد، وبصورة معينة، وهذا يزيد من تخصصية الأفراد ويساعد على إتقان العمل.

شاهد أيضا: نموذج شكر وتقدير للدكتور وأجمل عبارات الشكر والامتنان

الخصائص التي يجب توافرها في خطة العمل

• خطة العمل الناجحة والفعالة التي تقوم بتحقيق كل المرجو منها يجب أن يتوافر بها ثلاث نقاط أساسية، ويحرص كل مدير على توافرها.
• الشفافية والوضوح من أهم سمات خطة العمل الناجحة، فيجب وصف طبيعة العمل بطريقة واضحة، وبعيدة كل البعد عن الغموض، فتسهل لأي شخص فهم طبيعة العمل.
• السلاسة والمرونة في حل المشكلات تشكل ركن أساسي في المساعدة على تطبيق خطة العمل على أرض الواقع، وتساهم في التعامل مع أي مشاكل قد تطرأ فيما بعد أثناء تطبيق هذه الخطة.
• وأخيرَا، يأتي التركيز على أهم الأهداف التي تسعى الخطة للوصول إليها وجعلها واقع ملموس، وهذا العنصر لا يقل أهمية عن سابقيه.

قد يهمك أيضًا معرفة: نموذج تغيير الاسم في الاحوال المدنية (المستندات المطلوبة والخطوات)

خطوات أساسية لوضع خطة عمل فعالة

• في البداية عند وضع خطة عمل يجب وضع أهداف خاصة بالمشروع التي يسعى الجميع لتحقيقها، وهذه الأهداف تشتمل على نوعين.
• إحداها هي الأهداف قريبة المدى، والتي يسعى صاحب المشروع لتحقيقها في خلال مدة قصيرة، قد تكون مثلاَ في خلال سنة من بدء المشروع.
• أما الأخرى فهي الأهداف بعيدة المدى، وهي المرجو تحقيقها في خلال مدة طويلة نسبياَ قد تصل إلى عشر سنوات.
• ثانيَا يتم القيام بتحديد الجهات المختصة بالعمل في المشروع والتي تشمل المديرين والعاملين والجهات التي يستهدفها العمل من العملاء، ويتم تقديم الخدمات لها.
• ثالثَا يجب النظر إلى الجهات التي من خلالها سيتم تسويق المنتجات وعرضها للمستهلك، وهي تلعب دور أساسي في تشكيل انطباع جيد تجاه الشركة.
• رابعَا يتم تحديد الطريقة التي يتواصل بها العملاء مع الشركة، للتعبير عن مشاكلهم أو إبداء آرائهم مثل رقم هاتف، أو موقع إلكتروني.
• خامسَا يتم تقسيم الخطة على مدد زمنية متتابعة، وكل فترة مختصة بإنجاز شيء معين وهذا ما يٌعرف بالجدول الزمني لتنفيذ الخطة.
• سادسَا يتم تحديد الموارد المالية الخاصة بتمويل المشروع والتكاليف.
• سابعَا يٌحدد الشركاء في المشروع، ونسب مشاركتهم فيه.
• ثامنَا تأتي خطوة تجهيز الأدوات الخاصة بالمشروع والمقر وبدأ التنفيذ على أرض الواقع.
• تاسعَا يجب تحديد العقبات والمشاكل التي قد تواجه صاحب المشروع، وابتكار طرق مختلفة للتغلب عليها والتخلص منها، وتحديد المتوقع من الأرباح وكذلك الخسائر.

شاهد أيضا: نموذج سيرة ذاتية بالإنجليزي جاهز للتعبئة وخطة نجاح كتابة السيرة الذاتية

كيف يمكن الحصول على خطة عمل

يمكن الحصول خطة العمل عن طريق إحدى الطرق الآتية وهي:

• أولاَ: القيام بملء بعض النماذج المتواجدة على المواقع المختلفة، وهذه هي أقل الطرق تكلفة مادية، ولكن يواجه الكثير صعوبة في القيام بذلك.
• ثانياَ: توكيل المشروع لشخص محترف يمتلك مهارة وضع خطة عمل تناسب مشروعك، ولكن هذا يكون ذو تكلفة مادية عالية.
• ثالثاَ: يمكن أخذ بعض الدورات المتعلقة بمهارة وضع خطة العمل، حتى تكتسب خبرة كافية تمكنك من وضع خطة مناسبة لمشروعك وتساعدك في تطويره فيما بعد.

احصل على أفضل: نموذج غياب موظف بدون عذر وكيفية كتابته

الصفات الواجب توافرها في الشخص صاحب مهارة وضع خطة عمل

• يجب على الشخص الذي سيقوم بوضع خطة العمل أن يكون على دراية تامة بمتطلبات سوق العمل.
• أن يحرص على دراسة الموارد المتاحة له في تنفيذ المشروع واستغلالها بأفضل الطرق، للوصول لمشروع ناجح ومثمر.
• الدقة في معرفة كل كبيرة وصغيرة خاصة بالمشروع، ووضع أولويات وأساسيات للسير عليها.
• أن يتمتع بقدر كبير من الذكاء والمرونة في وضع حلول للمشكلات.

اقرا ايضا: نموذج عقد شراكة بين شخصين (طرفين) أو ثلاثة أطراف في شركة أو محل تجاري

التخطيط الاستراتيجي

يعتبر التخطيط الاستراتيجي في وضع خطة العمل هو الأفضل حيث أنه يتميز بالواقعية والوضوح والدقة في كافة التفاصيل والحرص على تطبيقها.

مراحل التخطيط الاستراتيجي

• يشمل التخطيط الاستراتيجي عدة مراحل، وأول تلك المراحل هو خطوة جمع البيانات المختلفة والمعلومات من المصادر المختلفة.
• يمكن جمع البيانات بطريقة مباشرة وهي تكون عن طريق النزول والتعامل مع أصحاب المشاريع المشابهة وتكوين فكرة عن احتياجات المشروع.
• ثم تأتي خطوة تحليل تلك البيانات التي تم جمعها، لكي يستطيع الشخص المسئول وضع خطة مناسبة لتلك المعطيات.
• هذه الطريقة تضمن الخروج بخطة عمل سليمة وملائمة لوضع سوق العمل.
• عند وضع خطة عمل استراتيجية نجد أن هناك ثلاث محاور يجب تغطيتهم وهم أن الخطة يجب أن تكون مختصرة ومحددة.
• وضع هدف أساسي للمشروع وغاية يتم التطلع للوصول لها، والتأكد من تشديد الرقابة والمتابعة حتى يتم ضمان وصول المشروع للغاية المستهدفة.
• ويجب أن يحرص المسؤولون على تطبيق الخطة الموضوعة بحرفية تامة ومع مراعاة كافة العناصر التي تشملها لضمان نجاح المشروع.

تعرف على طريقة: طلب مساعدة مالية من جمعية خيرية ونموذج خاص للطلب

لماذا نحتاج للتخطيط الاستراتيجي؟

• نظرَا لأنه يساعد على الإدراك الكامل لكافة القضايا المتعلقة بالعمل في المشروع.
• يسعى التخطيط الاستراتيجي لوضع فروض عن العمل، وما قد يقابله في المستقبل.
• اكثر ما يميز التخطيط الاستراتيجي هو التنظيم والتطور الذي يضمنه، والجودة في خطة العمل التي يتم الحصول عليها بتطبيقه.
• يقوم بفرض سيطرة كاملة على العمل من مختلف نواحيه المادية وحتى أنه يضم أساليب التسويق التي تحقق فائدة أكثر.

تعرف على :صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي

نصائح عند الحاجة لوضع خطة عمل  

• يجب عند أخذ قرار بوضع خطة عمل اللجوء للمساعدة من قبل شخص يستطيع القيام بهذا العمل على أكمل وجه، ودون أن يغفل عن أي محور من المحاور الأساسية بها.
• احرص على التأكد من أن خطة العمل التي قمت بشرائها ليست مطروحة مجاناَ على مواقع الإنترنت.
• قم بالاطلاع على الخطط الخاصة بالمشاريع المختلفة المطروحة على الإنترنت، وكون بعض الأفكار التي قد تساعدك في مشروعك.
• قد تكلفك خطة عمل تم عملها من قبل شخص خبير في هذا المجال من ستمائة دولار وحتى ألف دولار، وهذه التكاليف ستعود بالنفع بالتأكيد إذا احسنت الاختيار.
• أحرص كل الحرص على تطبيق خطة العمل المتفق عليها بكل ما فيها، واختر مشرفين ومديرين وموظفين يساعدون في القيام بتلك الخطوة.

قد يهمك أيضا: نموذج دراسة جدوى مشروع خدمي

في ختام هذا الموضوع قد تحدثنا عن مهارة وضع خطة عمل وشروط وضع هذه الخطة كما تحدثنا ايضا عن طريقة اعداد خطة عمل والاستراتيجيات الواجب توفرها للسير على هذه الخطة، كما تحدثنا عن مميزات وضع خطة العمل في نجاح اي مشروع.