طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية

طريقة كتابة خطاب قد نحتاج في يوم ما لكتابة خطاب الى بعض الجهات الرسمية من اجل قضاء مصلحة ما او تقديم شكاوى او التقديم الى عمل ما، ولكن يوجد الكثيرون منا الذين ليس لهم دراية بكيفية كتابة الخطاب الرسمي حيث ان الكتابة لها صيغة وشكل معين، فنضطر الى إيجاد شخص ما يستطيع عمل مثل هذه الخطابات ولكن اذا لم نجد من يقوم بذلك سيتوجب علينا الأمر القيام به بأنفسنا، لذلك سوف نتحدث اليوم عن طريقة كتابة خطاب رسمي مع ذكر أشكال الخطاب الرسمي وبعض التفاصيل الهامة فلتنابع معاً هذا الموضوع

تعرف على طريقة كتابة صيغة خطاب الغاء بلاغ هروب من خلال قراءة هذا المقال: صيغة خطاب الغاء بلاغ هروب وطرق الاستعلام

 المختصين بكتابة الخطاب الرسمي

• سوف تلاحظ أن هناك بعض الأشخاص الذين على قدر عالي من الكتابة الصحيحة للخطاب وهذا يرجع إلى الممارسة في كتابة الخطابات الرسمية المتكررة.
• حيث أن المحامين ورجال القضاء الذين يقومون بكتابة المزيد من الخطابات بشكل متكرر، هذا يجعلهم أكثر قدرة على الارتجال والكتابة الصحيحة للخطابات الرسمية مما يجعله أكثر سرعة من غيرهم.
• بالإضافة إلى أن من المهم والملزم أن نتعرف على الصيغة المناسبة لكتابة الخطابات الرسمية بحيث لا نقع في أي خطأ إملائي أو خطأ فني في إنشاء تلك الخطاب الرسمي، بالإضافة إلى أن أي خطأ من الممكن أن ينتج عنه الكثير من المشاكل المختلفة.

تعرفع على طريقة عمل خطاب نقل موظف من منطقة لاخرى من خلال الاطلاع على هذا الموضوع: خطاب طلب نقل موظف من منطقة إلى أخرى

طريقة كتابة خطاب

لكي تتمكن من معرفة الطريقة الصحيحة لكتابة الخطاب الرسمي يجب أولا أن تعرف أن هناك نقاط يجب أن تراعي في الخطاب ومنها:

أنواع الخطابات الرسمية

• يجب أن تعلم أن الخطابات الرسمية كثيرة ومتنوعة، حيث أن هناك الخطاب الموجه إلى جهة رسمية ومن جهة رسمية أيضا.
• وهناك الخطاب الموجه إلى فرد في جهة رسمية بحيث أن يكون الشخص المرسل هو فرد أيضا في أحد الجهات الرسمية.
• والخطاب الموجه من احدى الجهات الرسمية إلى فرد، وهناك بالتأكيد عدة صيغ يجب أن تكتب كما يجب.

لمعرفة طرق كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية شاهد هذا الموضوع: كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟

 أشكال الخطابات الرسمية

كافة أنواع الخطابات الرسمية التي تم ذكرها فيما قبل يجب أن تتكون من:

• ورق سادة خالي من النقوش أو الرسومات المختلفة، ويحبذ أن يكون لونه اصفر أو ابيض ويكون عليه الشعار الصادر منه ويمنع منعا باتا وجود أي شعارات أخرى أو أشكال أخرى على الخطاب.
• من الأفضل أن يتم كتابة الخطاب على برنامج الوورد ويكون نوع الخط يتراوح بين 14: 16 وإذا تم كتابة الخطاب باليد فإذا يفضل هنا كتابة الخطاب باللون الأزرق بدلا من الأسود حتى يتم التفرقة بين الأصل والصورة.
• يجب أن تتراوح المسافة بين السطور من سطر إلى سطر ونصف حتى تظهر الكلمات بشكل مميز.
• يجب أن يتم الكتابة في نصف الورق وعدم وضع أي إطارات.

احصل على أفضل نموذج تقديم شكوى وصياغة خطاب موجه لمكتب العمل من خلال قراءة هذا المقال: نماذج تقديم شكوى وصيغة خطاب موجه لمكتب العمل ضد مؤسسة، شركة أو كفيل

خطوات كتابة الخطاب

• يجب في البداية أن تكون صيغة الخطاب كالتالي: أن تبدأ بالسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) ومن ثم في نهاية السطر يكتب اسم الشخص أو الجهة الحكومية التي يتم إرسال الخطاب إليها.
• ومن ثم كتابة التحية وكتابة ( السيد/…)، وفي السطر القادم يتم كتابة تحية طيبة وبعد ومن ثم يتم البدء في مضمون الخطاب الرئيسي.
• يجب أن نراعي أن يكون متن الخطاب دقيق ومميز بحيث انه يساعد في وصف الطلب بشكل مثالي، بالإضافة إلى أن إضافة سبب في الخطاب أو إرساله، ويقسم الخطاب إلى عدة نقاط مختلفة حتى توضح الأمور بشكل كبير للقارئ فيما بعد.
• في نهاية الخطاب يجب أن نختم بالتحية وجزيل الشكر وأسفلها من الناحية اليمينية يتم كتابة مراسلة إلى سيادتكم، ويجب أن نراعي وضع الختم أن وجد حتى يتم ظهور الخطاب بالشكل الرسمي.

إقرأ ايضا لمعرفة طريقة كتابة معروضة واهم عناصرها من خلال قراءة هذا الموضوع: طريقة كتابة معروض واهم عناصرها والطريقة الرسمي

تعرف على أهمية الخطابات

هناك العديد من الأهمية الخاصة بكتابة الخطابات والتي يجب على الجميع أن يتعرف على تلك الطرق التي تساعد على كتابة الخطاب بالشكل المناسب وأهمية الخطاب:

• يعتبر الخطاب من احدى وسائل التواصل الكبرى التي يمكنك أن تقوم باستخدامها لكي تتمكن من معرفة الطريقة الصحيحة للتواصل من خلالها، بالإضافة إلى معرفة الطرق الصحيحة على المستوى الفردي والمؤسسي أيضا.
• تقوم الخطابات باختصار الكثير من المسافات في الكثير من الأماكن، بالإضافة إلى توفير الجهد أيضا بين المؤسسات وبعضها.
• يعتبر الخطاب من احدى الوثائق القانونية وهذا الاعتبار يزيد من أهميته ويمكن الرجوع إليه في أي وقت من الأوقات.
• تعد الخطابات من احدى الوسائل العلانية وخاصة الخطابات التجارية منها.

شاهد ايضا أقوى نموذج خطاب طلب مساعدة مالية من الجهات المختصة من خلال قراءة هذا المقال: نموذج خطاب طلب مساعدة مالية جاهز

  الأمور التي يجب مراعاتها في كتابة الخطاب الرسمي

إذا أردت أن تقوم بكتابة خطاب رسمي إذا هناك بعض الملحوظات التي يجب أن تنتبه لها وهي:

• الوضوح في الأفكار المرسلة وفي الألفاظ المكتوبة بقدر المستطاع.
• الحصول على المصداقية في المعلومات المذكورة في الخطاب.
• محاولة البعد عن الألفاظ الأدبية والمحسنات الشعرية والالتزام بالموضوعية والدخول في متن الموضوع.
• الإيجاز في المعنى وفي توصيل الفكرة بشكل جيد، وتعتبر من أحد أهم صفات الكتابة الوظيفية.
• البعد عن العواطف الشخصية والتقرب من الأسلوب الجيد في الكتابة.
• عندما يتم الرد على أحد الخطابات السابقة يجب كتابة إشارة إلى الخطاب عن طريق التاريخ والرقم والموضوع أيضا.
• يجب مراعاة تقسيم الأفكار والآراء بشكل متسلسل مع كتابة الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة بدلا من تكرار الكلمات.
• عندما تقوم بالرد على رسائل أو خطابات احتوت على العديد من الأفكار يجب أن يتم الرد على كل فكرة على حدى بنفس تسلسلها.

قد يهمك ايضا معرفة طريقة عمل نموذج خطاب رسمي قوي، شاهد التفاصيل من خلال قراة هذا المقال: صيغة ونموذج خطاب شكوى رسمي قوي

معلومات هامة قبل البدء في كتابة خطاب

قبل أن تبادر في كتابة خطاب ما، يجب أن تكن على علم ببعض المعلومات الهامة والتي سوف تساعد في قبول خطابك وقراءته بشكل سليم بالإضافة إلى كتابة المزيد من الكلمات المختلفة أيضا في تلك الخطاب مما يعمل على الرد على الخطاب في وقت قريب ومن تلك المعلومات:

 ابحث جيدا قبل البدء في الكتابة

• يجب أن تبحث جيدا حول الهدف من كتابة الخطاب لكي تستطيع أن تتمكن من إقناع الجمهور بتلك الأفكار التي سوف تقوم بكتابتها في الخطاب بالشكل المناسب لك.
• لذلك يرجى البحث أولا بشكل عميق عن الفكرة التي تريد أن تقوم بتوضيحها ورفع مصداقية الكلمات في الخطاب مما يعمل على الحرص على أهمية الخطاب.
• كما أنك تستطيع أن تقوم بوضع المصادر والمراجع التي تعمل على تحسين الصور الكاملة للخطاب في عين كل من يقوم بقراءته.

قم بوضع مخطط للخطاب

• قبل أن تبادر في كتابة الخطاب احرص على أن تقوم بوضع مخطط للأفكار الرئيسية التي سوف تتحدث عنها في الخطاب، حيث أن تلك الطريقة سوف تساعدك في أن تتمكن من الحصول على توليفة جيدة في الخطاب.
• يجب أن تقوم بوضع المقدمة في بداية الخطاب ومن ثم وضع 5 نقاط على سبيل المثال والتي تعتبر من متن الموضوع، وفي النهاية يتم وضع المراجع والمصادر والاقتباسات وغيرها.

قم باختيار بداية جيدة

• يمكنك أن تقوم باختيار بداية جيدة بحيث أن بمجرد أن يتم مشاهدة الخطاب يتم الانجذاب إليه ومحاولة معرفة الفكرة الرئيسية التي تريد أن تقوم بتوصيلها من خلاله.
• حاول أن تقوم بالتحدث مباشرة في الفكرة التي تريد تقديمها بدلا من التحدث حول أمور أخرى لن تهم المسئول عن قراءة هذه الخطابات ومن الممكن أن يشعر بالملل ويترك الخطاب جانبا.
• بادر في بداية الخطاب بكتابة جملة أو حقيقة صادمة أو قصة مخيفة من الممكن أن تقوم بجذب القارئ لها بشكل كبير، وبهذا الشكل تتمكن من ضمان قراءة الخطاب كاملا.
• على سبيل المثال من الممكن أن تبدأ الخطاب بتلك الجملة وهي” منذ بعض السنوات كنت بدينا للغاية حيث انني توقفت لعدة دقائق حتى استطعت أن أقوم بأخذ قسط من الراحة وأنا أصعد سلم الطائرة” بالتأكيد سوف يستغرب كثيرا الشخص الذي يقوم بقراءة خطابك ويقوم بقراءة المزيد.

تعرف على طريقة عمل خطاب لفتح حساب في البنك الاهلي من خلال قراءة هذا المقال: خطاب فتح حساب البنك الأهلي

في ختام هذا الموضوع تحدثنا عن طريقة كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية كما تحدثنا أيضا عن أشكال الخطاب الرسمي والطريقة التي يكتب بها الخطاب، ومن هم المختصين بكتابة تلك الخطابات، كما وضحنا ايضا بعض المعلومات الهامة التي يجب وضعها في الاعتبار عند إنشاء خطاب.