كيفية كتابة ايميل رسمي بالعربي
كيفية كتابة ايميل رسمي بالعربي ، يعتبر هذا السؤال هو السؤال الذي يخطر في بالي الكثيرين عندما يقومون بكتابة ايميل رسمي، فما هي الطرق الهامة المتبعة عن كتابة إيميل رسمي، وما هي أبرز الأخطاء التي يجب تجنبها وتجنب الوقوع بها، وعند معرفة إجابات هذه الأسئلة سيتمكن أي شخص من كتابة إيميل رسمي بشكل سهل وبسيط ومفهوم.
تعرف على نموذج ايميل رسمي باللغة الانجليزية من خلال قراءة هذا المقال: نموذج ايميل رسمي بالانجليزي وصيغة ايميل طلب اجتماع بالانجليزي
كيفية كتابة ايميل رسمي بالعربي
مما لا شك فيه أن هناك خطوات معينة تساعد على كتابة ايميل رسمي باللغة العربية، ويمكن التعرف على هذه الخطوات فيما يلي:
استخدام سطر الموضوع دائمًا subject
يعتبر سطر الموضوع هو أول شيء يراه القارئ حينما يقوم بقراءة أي ايميل رسمي، سواء أكان هذا الايميل باللغة العربية أو الإنجليزية، حيث لا بد أن يكون العنوان الخاص بالموضوع واضح ومنجز لتستطيع جذب القارئ، وليتمكن القارئ أيضًا من معرفة محتوى الايميل الذي سوف يقرأه.
ويمكن ذكر بعض الأمثلة التي توضح خطوط الموضوعات الواضحة كما يلي:
- تغير تاريخ الاجتماع.
- سؤال حول المؤتمر.
- دعوة إجتماع يوم الإثنين.
- اقتراح لعرضك التقديمي.
استخدام تحية مهنية
حينما تقوم بكتابة ايميل رسمي سواء باللغة العربية أو باللغة الإنجليزية يجب عليك أن تبدأ الايميل بالتحية، حيث أنه إذا قمت ببدء الايميل بدون تحية فسوف يلاحظ القارئ هذا الشيء فورًا، ويمكن توضيح أن أي رسالة ترسل عبر الايميل وتكون لا تشمل على تحية أو أنها تحتوي على تحية غير رسمية فتكون هذه الرسالة غير احترافية وغير جيدة.
يمكن أن نذكر بعض الأمثلة على التحية المهنية الرسمية التي يمكن كتابتها في الايميل الرسمي وهي كما يلي:
- مرحبًا [الاسم الأول] ،
- صباح الخير / مساء الخير [الاسم الأول] ،
- عزيزي [الاسم الأول] ،
- مرحبًا [الاسم الأول] = مع شخص تعرفه جيدًا.
كن موجزًا
حيث يجب أن يكون الايميل الذي تقوم بكتابته وافي وموجز ومفهوم أيضًا، وذلك لكي يتمكن القارئ من فهم محتوى هذا الايميل وفهم ما ترغب في إيصاله إليه، كما يجب عليك أن تتجنب كتابة الجمل الطويلة والتي تكون معقدة، أو الجمل التي يصعب فهمها، هذا بالإضافة إلى أنه لا بد ألا يتم كتابة الكثير من الفقرات الطويلة، كما يفضل ويحبذ كذلك أن يتم استخدام النقاط في حالة كان الكتابة تفصيلية أو على هيئة قوائم هامة، وبهذا يمكن للقارئ أن يقوم بتحديد معلوماته وترتيبها وتنسيقها بشكل يليق بالايميل الرسمي، وسيتمكن قارئ الإيميل من فهمه حينما يجده منسق ومرتب هكذا.
استخدام الإغلاق المهني
حيث أن الإغلاق المهني مثلة مثل التحية المهنية، وبهذا يجب على أي شخص عندما يقوم بكتابة ايميل رسمي أن يقوم بإغلاق الرسالة بتحية مهنية أيضًا تشابه التحية التي بدأ بها وتكون بشكل رسمي احترافي.
يجدر الإشارة إلى أنه حينما يتم كتابة رسالة ايميل دون إغلاق حينها تكون نهاية البريد الإلكتروني مفاجئة وغير لائقة وغير مهذبة، ويمكن أن نذكر بعض الأمثلة للإغلاق المهني كما يلي:
- أطيب الأماني،
- بإخلاص،
- شكرا لك على وقتك،
تعرف على طرق عمل ايميل على انستقرام من خلال قراءة هذا المقال: كيف اعرف ايميل شخص في الانستقرام وكيفية إلغاء الحظر
لا تستخدم الاختصارات أو الايموشنز التعبيري
تعتبر الاختصارات والايموشن التعبيرية شائع استخدامها في النصوص المختلفة الموجودة في التويتر والفيس بوك، ولكنها تعتبر غير مناسب أن يتم كتابتها في النصوص المختلفة الخاصة بالايميل أو البريد الالكتروني الرسمي، فلا يجوز أن تكتب LOL لتعني أنك تضحك بصوت عالي أو أن تضع ايموشن مبتسم مثلاً فهذه التفاصيل تظهر أنك غير محترف وغير متمكن من كتابة محتوى رسمي.
من المؤكد أن الرموز التعبيرية يتم استخدامها فقط في الرسائل التي تكون بين الأصدقاء أو بين المعارف أو بين أفراد العائلة، كما أنه يشتهر استخدامها على وسائل التواصل الاجتماعي فقط، ولكنها غير مناسبة إطلاقًا ولا يجوز استخدامها في الرسائل التجارية والنصوص المهنية الرسمية.
تعرف على كيفية عمل CV من خلال قراءة هذا المقال: كيفية كتابة cv الخريجين والجامعيين ونصائح لتجنب الأخطاء
كن حذر في كتابة القواعد النحوية الصحيحة وتجنب الأخطاء الإملائية
يجب عليك عندما تقوم بكتابة ايميل رسمي أن تقوم بكتابة القواعد النحوية بشكل صحيح، وأن تتجنب الوقوع في الأخطاء الإملائية ومراجعة النص جيدًا قبل أن ترسل رسالة البريد الإلكتروني الرسمي هذه، ويمكن أن نذكر بعض المشاكل التي يمكن الوقوع فيها، والتي ينبغي التحقق منها وتصحيحها إذا تواجد أخطاء وهي كما يلي:
- لا بد من أن تتحقق من كتابة النصوص بقواعد نحوية صحيحة، وأن تستخدم حروف الجر بشكل سليم.
- يجب أن تتأكد من التهجئة الصحيحة للكلمة وكتابة الكلمات بشكل صحيح.
ويمكن أن تقوم باستخدام طرق معينة، هذه الطرق من شأنها أن تساعدك في القيام بالتدقيق اللغوي وتجنب الوقوع في الأخطاء عند كتابة الايميل الرسمي، وهذه الطرق هي كما يلي:
- قم بقراءة البريد الإلكتروني الذي قمت بكتابته بصوت عالي ومرتفع.
- اطلب من صديق لك أو زميل لم أن يراجع ما قمت بكتابته في حالة كنت غير متأكد من مدى صحته.
- يمكنك أن تستخدم معجم لتتأكد من كتابتك الصحيحة للكلمات المختلفة.
تعرف على طرق كتابة بحث علمي من خلال قراءة هذا المقال: كيف أكتب مقدمة بحث علمي وأهم قواعد كتابة البحث
قم دائمًا بكتابة معلومات الاتصال الخاصة بك في آخر الإيميل
لكي تتمكن من كتابة إيميل رسمي محترف لا بد أن يحتوي البريد الإلكتروني الرسمي المكتوب في نهايته على اسمك بالكامل وعنوان البريد الالكتروني الخاص بك، هذا بالإضافة إلى إمكانية كتابة رقم الهاتف الخاص بك ورقم الشركة والصفحة الرسمية الخاصة بهم أيضًا، وأي معلومات أخرى هامة وضرورية وتعتبر مفيدة في التواصل والاتصال بك أو بالهيئة والمؤسسة التي تعمل بها.
وهكذا وإن قمت باتباع جميع هذه الخطوات السابقة فإنك إذا ستتمكن من كتابة ايميل رسمي باللغة العربية بطريقة احترافية ومميزة، كما أنك ستشعر بالثقة عند كتابتك للمحتوى الخاص بالإيميل، وبهذا ستصبح الرسالة جيدة وواضحة وسهلة في القراءة، كما أنها ستكون رسالة رسمية ومهنية كذلك.
تعرف على طريقة كتابة المراجع من خلال قراءة هذا المقال: طريقة كتابة المراجع apa وأهمية التوثيق
نموذج إيميل رسمي باللغة العربية
يتساءل الكثير عن نموذج يمكنهم من خلاله التعرف على الطريقة الصحيحة لكتابة إيميل رسمي باللغة العربية، ومن هنا يمكن أن نقدم نموذج لإيميل رسمي باللغة العربية ليتمكن أي شخص من الاسترشاد به حينما يقوم بكتابة ايميل رسمي باللغة العربية.
مما لا شك فيه أن النموذج التالي يعتبر نموذج لإيميل رسمي مثالي، حيث أنه يتبع كافة المعايير التي تجعله يصبح إيميل رسمي إحترافي، فقط كل ما عليك معرفته هو فهم كيفية كتابة الإيميل واتباع القواعد الخاصة بكتابة الإيميل، وفيما يلي نموذج لإيميل رسمي باللغة العربية كما يلي:
الموضوع: طلب الاجتماع
عزيزي الأستاذ _____،
تحية طيبة وبعد،،،،،،،،
أوصى الأستاذ _____ بأن أتصل بك، أنا طالب دراسات عليا في السنة الثالثة في علم الجيولوجيا.
إذا أمكن ، سأكون مهتمًا بمعرفة الكثير حول بحثك وأنواع التربة المختلفة في مجموعة البحث الخاصة بك، يرجى إعلامي إذا كنت متاح للقاء في وقت ما الأسبوع المقبل.
شكرا لك،
أستاذ ——-
البريد الالكتروني ——–
الهاتف ———
تعرف على طريقة تعلم الكتابة بالخط العربي من خلال قراءة هذا المقال: تعلم الكتابة بالخط العربي وما هو أنواع الخط العربي
في النهاية نكون قد تعرفنا على كيفية كتابة ايميل رسمي بالعربي، بالإضافة لذلك فإنك تكون لديك القدرة على كتابة ايميل مهني احترافي يشمل كل الجوانب الهامة والضرورية، وبهذا ستتمكن من الحصول على رضا أي شخص يقوم بقراءة هذا الإيميل لما سيشاهده من تنظيم وأسلوب جميل ورائع في الكتابة.