كيفية كتابة رسالة إدارية

كيفية كتابة رسالة إدارية مُنسقة ذات صياغة رسمية سليمة من خلال مجموعة من المعايير والشروط مقدمة لكم من موقع زيادة. حيث تُعتبر الرسالة الإدارية واحدة من أهم الخطابات التي يحتاجها الموظفين الذين يعملون داخل المؤسسات الرسمية؛ ليتبادلوها مع رؤساءهم.

بطبيعة الحال فإن لكل خطاب ذو صفة رسمية بناء يختلف عن غيره، قد يستطيع البعض الإلمام به لكنهم يظلوا غير قادرين على صياغة رسالة إدارية سليمة؛ لذلك في هذا الموضوع نوافيكم أيضًا نماذج جاهزة لبعض الرسائل الإدارية الشائعة بالمؤسسات.

كيفية كتابة رسالة إدارية

لا بد قبل شروع أحد الموظفين في كتابة الرسالة الإدارية يجب عليه الإلمام بمكوناتها والبناء الأساسي لها، فإذا التزم بأحد مكوناتها دون الآخر ستعاني رسالته الإدارية من عدم التوازن وتفقد قيمتها فورًا، فعند كتابتها لا بد من الالتزام بكافة أجزائها، وهي:

• بطبيعة الحال تبدأ أي رسالة أو وثيقة ذات صفة رسمية بعنوان واضح وموجز يُعبر بكل شفافية عن الغرض من الوثيقة، يُطلق عليه في الرسائل الإدارية أسم “ترويسة”، ويتم كتابته بخط عريض في أعلى منتصف الرسالة، فيجب الحرص على كتابته بشكل متناسق؛ لأنه يترك الانطباع الأول لدى مستلم الرسالة.
• التاريخ هو ثاني أجزاء الرسالة الإدارية حيث يتم كتابته في أقصى يمين أو يسار الصفحة، مع مراعاة كتابته بالشكل يوم/شهر/سنة، ويعبر هذا التاريخ إما عن تاريخ تدوين الرسالة أو عن التاريخ المراد إرسال الرسالة فيه.
• لا بد من وجود رقم في الرسائل الإدارية يُشير إلى عدد الرسائل التي تم إرسالها من نفس النوع، حيث يتم كتابة الموضوع الخاص بالرسالة أمام كل رقم.
• من الضروري كتابة تحية افتتاحية لرسالتك على المستلم، مثل البدء بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
• يُمكن كتابة جُمل مخصوصة للتحيات موجزة مثل تحية طيبة وبعد،.. والخ.
• يتم الانتقال مُباشرة بعد جملة التحية الافتتاحية إلى النص الأساسي للموضوع الذي يُعد من أهم أجزاء الرسالة الإدارية، حيث يجب عن كتابته تركيز الاهتمام نحو انتقاء المصطلحات البسيطة والمُباشرة؛ حتى يستطيع المُستلم فهم الهدف الذي تم كتابة الرسالة لأجله.
• تدوين اسم كاتب الرسالة من الأمور الأساسية التي يجب الاهتمام بها ويختلف موقع كتابتها باختلاف المرسل إليه فإذا كان المرسل إليه مدير العمل الخاص بصاحب الرسالة أو مدير في أحد المراكز القريبة يُمكن كتابة اسم الموظف وبياناته في بداية الرسالة، أما في حالة كان المُستلم ذو صفة رسمية مرموقة فيُفضل كتابة بيانات الموظف في نهاية الرسالة كنوع من الاحترام.
• بعد ذلك يجب إنهاء الرسالة بجملة ختامية تتناسب مع جسم الموضوع.
• في النهاية يجب على الموظف ترك التوقيع الخاص به على الرسالة في أدنى الرسالة؛ لإثبات هوية الموظف الذي قام بإرسالها.
• في حالة امتلاك الموظف لمستندات تتعلق بغرض الرسالة، يُمكنه إرفاقها مع الرسالة الإدارية؛ لتُصبح حُجتها أقوى.

هكذا نكون قد أجبنا على أحد أهم الأسئلة التي يطرحها موظفي المؤسسات الرسمية وهو كيفية كتابة رسالة إدارية؟ وما هي مكوناتها؟

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية وما هي أنواع الخطابات الرسمية ؟

نماذج جاهزة للرسائل الإدارية

على الرغم من إلمام بعض الموظفين بالصياغة الصحيحة والشروط المُحددة لكتابة الرسائل الإدارية بمختلف أنواعها، إلا أنهم قد يتعرضون في بعض الأحيان إلى الحاجة لكتابة رسالة سريعة؛ لذلك نوافيكم فيما يلي مجموعة من نماذج الرسائل الإدارية المختلفة:

نموذج طلب ملف إداري

طلب من أجل الحصول على ملف إداري بالشركة..

تحريرًا في تاريخ/ …………….. شركة ………………..

إلى السيد رئيس قسم/ ………..

تحية طيبة .. وبعد

ألتمس من سيادتكم مساعدتي في الحصول على الملف الإداري (رقم مرجعي ……..) نظرًا إلى اعتماد المهام المُوكلة إليَّ في العمل على المعلومات المدونة في هذا الملف، مع التعهد بإعادة هذا الملف مرة أخرى فور الانتهاء من استخدامه.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.

اسم الموظف ………… التوقيع …………….

اقرأ أيضًا: نماذج رسائل رسمية جاهزة

نموذج شكوى ضد مدير ظالم

السيد المدير/……..

السيد رئيس مجلس إدارة الشركة/…….

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة وبعد…

لقد مرت فترة طويلة على انضمامي إلى تلك المؤسسة المهنية التي أتشرف بأنني أنتسب إليها، لكن على الرغم من الحب والاحترام الذي يكنه لي زملائي في العمل، ورؤساء الأقسام الأخرى، فإنني أتعرض إلى التعنت الغير مبرر من مديري المباشر السيد/…….، ويحدث ذلك على الرغم من بذلي قصارى جهدي في عملي، وأقوم بتأديته على أكمل وجه، إلا أن كل جهودي لا يتم تقديرها من قِبله.

بل يقوم في كثير من الأحيان بتكليفي بإعادة القيام بالأعمال مرة أخرى على الرغم من عدم وجود أخطاء بها.

لهذا أرجو من سيادتكم القيام بالإجراءات اللازمة؛ حتى أتمكن من تأدية عملي دون مواجهة أي عواقب أو صعاب تعيق سير عملي، ومحاولتي في أن أكون من العناصر الفعالة داخل المؤسسة، ومن المساهمين في ارتقائها وتقدمها.

وأقدم فائق احترامي لحضراتكم.

التوقيع/………

التاريخ/…/…/….

اقرأ أيضًًا: كيفية كتابة رسالة الرسمية والغير رسمية وأهم عناصرها

تعليمات عند كتابة الرسالة الإدارية

توجد مجموعة من التعليمات التي يجب على الموظف الإلمام بها قبل الشروع في كتابة الرسائل الإدارية، وتلك الشروط هي:

• يجب عليه انتقاء المصطلحات الواضحة البسيطة التي تُساعد على إدراك محتوى الرسالة وغرضها بسهولة.
• يجب على الموظف في حالة رغبته في كتابة الرسائل الإدارية التي تشتمل على كم كبير من البيانات والمعلومات.
• تقسيم الموضوع إلى فقرات واضحة ومتساوية.
• يُفضل إرفاق المستندات الموثقة للرسالة الإدارية؛ حتى يتم دعم الحُجة الخاصة بالموظف.
• تجنب انتقاء المصطلحات الصعبة أو التي في طياتها معاني أخرى دون المعنى المقصود في الرسالة، فالرسائل ذات الصفة الرسمية تحتاج دائمًا إلى مصطلحات لغوية واضحة؛ لسهولة إدراكها من قِبل المُستلِم.
• لا بد أن يحرص الموظف صاحب الرسالة الإدارية على تجنب الموضوعية أثناء صياغة نص الرسالة.

بذلك نكون قد تناولنا الحديث في موضوع هام جدًا للموظفين العاملين بالمؤسسات ذات الصبغة الرسمية وهو كيفية كتابة رسالة إدارية، وماهي مكوناتها وشروط كتابتها؟ والأمور التي يجب مراعاتها عند الشروع في كتابة الرسائل الإدارية.

علاوة على ذلك عرضنا نماذج جاهزة للرسائل الإدارية في حالة احتياج الموظف لإرسال خطاب إداري بشكل ضروري، نتمنى أن يكون قد وفقنا الله في طرح موضوع اليوم.