كيفية كتابة طلب خطي للجامعة

تحرير: عمرو في 22 مارس 2022

كيفية كتابة طلب خطي للجامعة من الأمور الهامة والتي يجب معرفتها وإجادتها بشكل سليم لكي يتم تقديمه إلى الجهة الرسمية المختصة به بطريقة لائقة، حيث تتطلب كتابة هذا الطلب بعض المعايير والشروط التي يجب توافرها، لذلك ومن خلال موقع زيادة سوف نتعرف كيفية كتابة طلب خطي للجامعة.

كيفية كتابة طلب خطي للجامعة

يتميز الطلب الخطي بأنه عبارة عن وثيقة يتم كتابتها من أجل تقديم طلب للحصول على شيء معين، أيا كان يخص صاحب الطلب أو شخص غيره، حيث يعرف بأنه ورقة رسمية يتم تقديمها إلى جهة حكومية ما من أجل الحصول على قدر معين من المعلومات وتعد هذه المعلومات هي الموضوع الأساسي للطلب الخطي.

يمكن تقديم الطلب ورقيا أو إلكترونيا باستخدام الحاسوب، يعرف أيضا بأنه صيغة قانونية مكتوبة على نمط رسمي تستعمل في المعاملات الرسمية في الدوائر المؤسسية العامة والخاصة، مثال على ذلك تقديم طلب للحصول على إجازة من العمل، وتعد خطوات كتابة الطلب الخطي من الأمور الهامة التي يجب وضعها في الاعتبار ويجب التقييد ببعض الشروط والضوابط للقيام بها ومن تلك الخطوات ما يلي:

كتابة اسم الشخص كاملا مكون من أربع مقاطع أو الاسم المعروف له ضمن بيئة العمل في حالة أن الطلب يختص بالمعاملات الوظيفية.
كتابة عنوان الشخص بالتفصيل والذي من المفترض أن يشمل مكان السكن أو العمل إلى جانب المزيد من المعلومات التي قد تساعد على توضيح العنوان.
كتابة الرقم الشخصي أو الأرقام الشخصية التي يمكن التواصل من خلالها مع صاحب الطلب الخطي.
كتابة ضمن البيانات عنوان البريد الإلكتروني في الطلب الخطي الإلكترونية أو التي تحتوي على مرفقات عبر الإنترنت.
ذكر الموضوع الأساسي للطلب الخطي مثل التقدم للتسجيل في الجامعة والذي يشير إلى الغرض من تقديمه.
كتابة تاريخ التقديم للطلب والذي قد يعتبر تاريخ إرساله أو إيصاله وتنفيذ ما يحتويه.

مكونات الطلب الخطي للجامعة

في الأغلب ما يحتوي الطلب الخطي على مجموعة من المكونات الأساسية وهي:

عنوان مرسل الطلب وذلك لسهولة التوصل إليه من قبل الهيئة التعليمية أو الجامعة الموجه إليها الطلب.
الموضوع الخاص بالطلب الخطي وما يحتويه من عناصر تفسر الطلب وتوضحه.
البيانات المفصلة الأخرى مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني ورقم الحساب البنكي إن ورد طلبه.
عنوان الجهة المستلمة للطلب وفي تلك الحالة هي الجامعة.

نماذج طلب خطي جامعي

يعتبر نموذج الطلب الخطي هو التنظيم أو الشكل الخاص به والآتي بعض من الأمثلة عليه:

1- النموذج الأول

يشتمل ذلك النموذج على الرقم الجامعي للطالب بالأسفل وننتبه إلى أنه بدأ بالبسملة وبعد سرد التفاصيل الموجزة تمت التحية ثم الدخول بالموضوع وتحرير الاسم وهو التالي:

بسم الله الرحمن الرحيم

التاريخ: / /

السيد أ. عميد الكلية المحترم

تحية طيبة وبعد:

الموضوع: …………….

أود الإشارة إلى أنني بحاجة……………………………………………

…………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………….

وذلك ………………………

مع الاحترام الطالب: ……………………..

رقم جامعي: ………………..

2- النموذج الثاني

يتواجد في ذلك النموذج للطلب الخطي للجامعة البريد الإلكتروني الخاص بالمرسل إلى جانب عنوان سكنه مما يسهل عملية الرد عليه بعد تحديد الموقف من طلبه، ونعرض في الشكل التالي:

التّاريخ: / /

إلى السّيد / السّادة جامعة…………………………… المُحترم / المُحترمون بموجب الطّلب الخطيّ المُقدَّم لكم يُرجى الموافق على………………………………………………………………………، ومع فائق التّقدير والاحترام.

اسم مُقدّم الطّلب الخطيّ: ………………………………………………..

التّوقيع:…………………………………………………

الاسم الكامل لمُقدِّم الطّلب:………………………………………………….

العنوان الكامل:…………………………………………………..

رقم الهاتف:…………………………………………………..

البريد الإلكترونيّ:…………………………………………………..

تلك هي النماذج التي يتم استعمالها في حالة أن أراد أحد الطلاب أن يعرف كيفية كتابة طلب خطي للجامعة ويمكن للطالب أن يقوم بتغيير الصيغة أو التنظيم حسب ما يرغب، حيث لا تعتبر تلك النماذج نمط يجب الالتزام به حيث يمكنك إضافة تقرير طبي أو إثبات حالة سفر إن وجد في حالة إنك تريد تقديم المبررات عن عدم حضور أحد الامتحانات.

اقرأ أيضًا: كيفية عمل نموذج form

أهداف الطلب الجامعي

من خلال عرضنا كيفية كتابة طلب خطي للجامعة، نذكر الأهداف من وراء تلك الطلبات والخطابات الرسمية، ونوضحها بالنقاط الآتية:

الوصول إلى البيانات الكاملة عن شيء بعينه، وفي الأغلب ترتبط تلك المعلومات مع الموضوع الرئيسي الخاص بالطلب.
الاستجابة لمضمونه فيما يكون ملائما مع الأحكام المهنية والقانونية الملائمة.
تطبيق الإجراءات الملائمة للطلب بطريقة تضمن التوصل إلى النتائج الخاصة به وتقديمها إلى مقدم الطلب بوقت معين.

شروط الطلب الخطي

قد يوجد بعض الضوابط الخاصة بالطلب التي على الفرد القيام بها قبل تقديم طلبه للجامعة، حيث قد تتواجد النسخة الخاصة التي تغني عن الطلب لذلك يجب وضعها في الاعتبار والحرص قبل تقديم الطلبات والاستفسارات قبل كتابته وعرضه أو استدعائه لهذه الجهات، كما يجب معرفة ما هي الطوابع والرسوم والموافقات المطلوبة لذلك يجب توخي الحذر.

نصائح لكتابة الطلبات الخطية

استكمالا لتوضيح طريقة كتابة الطلب الخطي للجامعة، نشير إلى بعض النصائح التي على الطالب الحذر في أخذها أثناء تقديمه للطلب وهي ما يلي:

إعداد الخطة: قبل بدء الكتابة يجب أن يتم تحضير التنظيم الذي يتضمن أفكار الكتابة وما يحتويه الطلب من موضوع ومصادر وبيانات والكثير من المحتويات المناسبة لطبيعة الطلب الخطي مما يؤدي إلى توفير الجهد والوقت أثناء الكتابة.
ديباجة الطلب الأولية: معروفة بتطابقها مع النموذج الأصلي من الطلب حيث تعطي القدرة للطالب على تجنب الأخطاء اللغوية والاملائية خلال كتابة نموذج الطلب الأصلي، حيث من الممكن إنشاء عدد النماذج المختلفة لمسودة الطلب وبعدها اختيار النموذج المناسب لتكون النهائية والاصلية.
كتابة الفقرات مباشرة: المقصود من ذلك الأخذ في الاعتبار التنقل بين الفقرات بصورة مباشرة لأن هدف الطلب تفسير فكرة بعينها لذلك لا يكون من الضروري استعمال الكلمات الغير مفهومة أو وضع بيانات لا علاقة لها بموضوع الطلب.
تسهيل الطلب: أي كتابته بطريقة سلسة الفهم عند وصوله وبالتالي تعزيز التفاعل والرد على الخطاب في مدة قصيرة لذلك يجب تجنب الموضوعات الغير واضحة أو المعلومات الغير مناسبة لموضوع الطلب.
تنظيم الفقرات: بعد أن تنتهي من تنظيم الطلب واختيار الصيغة المناسبة النهائية لتقديمه، يجب أن تنظم حجم الفقرات ومن الأفضل أن يحتوي الطلب على عدد قليل من الفقرات.

لكي تتم الموافقة على الخطابات الرسمية والطلبات الخطية يجب أن تكون في صورة مناسبة بحجم هيئة أو مؤسسة كبيرة مثل الجامعة لذلك عليك اتباع الخطوات اللازمة لكتابة الطلب الخطي ليكون يتسم بالاحترافية.